L’automatisation est l’un des principaux avantages d’un CRM. Elle permet d’envoyer des emails, de créer des tâches, de mettre à jour des champs ou de déclencher des actions sans intervention manuelle. Cependant, la planification native de Vtiger peut rapidement devenir limitée lorsque l’entreprise souhaite exécuter de nombreux workflows à des horaires précis.
FideScheduler répond à cette problématique en permettant de planifier un nombre illimité de workflows, sans modifier les fichiers sources de Vtiger.
Pourquoi utiliser FideScheduler ?
Dans Vtiger, les workflows classiques peuvent être déclenchés lors de la création ou de la modification d’un enregistrement. Certains peuvent également être exécutés à intervalles réguliers grâce au cron natif du CRM.
Cependant, Vtiger impose une limite native au nombre de workflows planifiés. Cette contrainte devient rapidement problématique lorsqu’une entreprise souhaite automatiser plusieurs processus dans différents modules : Prospects, Contacts, Organisations, Opportunités, Tickets, Devis ou Factures.
FideScheduler supprime cette contrainte et vous permet de créer autant de planifications que nécessaire.
Comment fonctionne FideScheduler ?
Le fonctionnement est simple : vous créez d’abord votre workflow normalement dans Réglages > Workflows.
Vous pouvez sélectionner le module concerné, définir les conditions à respecter et ajouter les actions à exécuter, par exemple :
- envoyer automatiquement un email ;
- créer une tâche ou une activité ;
- modifier un statut ou un autre champ ;
- attribuer un enregistrement à un utilisateur ;
- déclencher une notification ;
- exécuter toute autre action disponible dans les workflows Vtiger.
Une fois le workflow créé, ouvrez FideScheduler et ajoutez une nouvelle planification. Le workflow est alors basculé vers un type interne spécifique : il n’est plus déclenché lors de la sauvegarde d’une fiche ni par la planification native de Vtiger. FideScheduler devient son unique déclencheur.
Cette séparation permet de mieux contrôler les exécutions et d’éviter les déclenchements inattendus.
Choisissez librement la fréquence d’exécution
FideScheduler propose plusieurs fréquences adaptées aux besoins métier :
- toutes les 15 minutes ;
- toutes les heures ;
- quotidiennement à une heure définie ;
- chaque semaine ;
- chaque mois.
Vous pouvez ainsi créer des automatisations comme : relancer quotidiennement les prospects inactifs, vérifier chaque heure les tickets urgents, mettre à jour des statuts tous les soirs ou générer des actions de suivi au début de chaque mois.
Les heures de planification et le journal des exécutions utilisent le fuseau horaire configuré pour l’administrateur du CRM.
Maîtrisez le nombre d’enregistrements traités
Pour éviter qu’une exécution trop importante ne surcharge le serveur, FideScheduler permet de définir une limite d’enregistrements par passage.
Par exemple, une limite de 500 signifie que le planificateur traitera au maximum 500 fiches pendant une même exécution. Les traitements volumineux peuvent ainsi être répartis progressivement entre plusieurs passages.
Cette gestion par lots améliore la stabilité du CRM et réduit le risque qu’un workflow bloque les autres tâches planifiées.
Évitez les doublons grâce au contrôle du retraitement
Lors de la création d’une planification, vous pouvez choisir entre deux modes :
- Une seule fois, recommandé : chaque enregistrement correspondant aux conditions n’est traité qu’une seule fois ;
- À chaque passage : les enregistrements correspondants peuvent être retraités lors de chaque exécution.
Le premier mode convient notamment à l’envoi d’un email unique ou à la création d’une tâche. Le second est utile pour une vérification ou une mise à jour qui doit être répétée régulièrement.
Suivez toutes les exécutions
FideScheduler intègre un journal permettant de surveiller le fonctionnement de chaque planification. Vous pouvez notamment consulter :
- la date et l’heure de la dernière exécution ;
- la durée du traitement ;
- le nombre d’enregistrements traités ;
- l’état de la planification ;
- les erreurs éventuelles.
Depuis la liste des planifications, vous pouvez également exécuter immédiatement un workflow, le suspendre, modifier ses paramètres, réinitialiser son historique de traitement ou le supprimer.
Une installation sans modification du cœur de Vtiger
FideScheduler fonctionne sans modifier les fichiers sources de Vtiger. Cette approche facilite la maintenance du CRM et limite les risques lors des mises à jour.
Il ajoute également des garde-fous absents du planificateur natif : traitement par lots, prévention du retraitement, gestion du temps d’exécution et journalisation détaillée.
Exemples d’utilisation
FideScheduler peut être utilisé pour automatiser de nombreux scénarios :
- créer une tâche pour les prospects sans activité depuis plusieurs jours ;
- envoyer une relance pour les devis en attente ;
- notifier un responsable lorsqu’un ticket approche de son échéance ;
- mettre à jour quotidiennement les statuts de certains enregistrements ;
- créer automatiquement une activité de suivi après une action commerciale ;
- contrôler régulièrement les opportunités sans prochaine action planifiée.
Conclusion
Avec FideScheduler, vous n’êtes plus limité par la planification native de Vtiger. Vous pouvez convertir vos workflows classiques en workflows planifiés, choisir leur fréquence, contrôler le volume traité et suivre précisément chaque exécution.
FideScheduler vous permet ainsi de construire une automatisation Vtiger plus flexible, plus fiable et adaptée à la croissance de votre activité.
Découvrez la démonstration : Vtiger CRM : planifiez des workflows illimités avec FideScheduler